Sistema para su gimnasio: socios, membresías, congelamientos y caja
Usted vende mensualidades, planes semestrales, pases del día y ticketeras de sesiones. Cada socio tiene una fecha de vencimiento, y algunos piden congelar el plan.
IVA incluido. O de contado: $2.689.000.Si su negocio califica, usted ve el diseño antes de pagar.
WhatsApp +57 304 620 3965 · AI4N TECNOLOGÍA SAS
Actividad CIIU 9311 · Gestión de instalaciones deportivas
Lo que hoy tiene que controlar
- En enero las inscripciones suben entre 20 % y 35 %, y un gimnasio reporta que entre 40 % y 50 % de quienes entran en enero no siguen. Sin una lista de vencimientos, nadie sabe quién dejó de venir.
- La Ley 1480 de 2011 permite la permanencia mínima por un año como máximo, pactada de forma expresa y con una opción sin permanencia ofrecida. Sin registro de qué plan escogió cada socio, no hay cómo mostrarlo.
- La Ley 2521 de 2025 incluye a los entrenadores de gimnasio, y el registro provisional del COCED cerró el 5 de agosto de 2026. Los números de tarjeta de cada entrenador quedan en papeles sueltos.
Lo que lleva su sistema
Cada sistema se hace con la forma de trabajar de su negocio. Si su negocio califica, usted ve el diseño antes de pagar.
- Socios con plan, fecha de inicio, fecha de vencimiento, sede y estado: activo, vencido o congelado.
- Lista de membresías que vencen en los próximos 7 días, con botón de WhatsApp.
- Congelamientos con fecha de inicio, fecha de fin, foto del soporte y días usados del límite del plan.
- Versión de los términos que aceptó cada socio y la fecha, con o sin permanencia.
- Ticketeras: sesiones compradas, usadas y restantes, y pases del día.
- Cafetería y tienda de suplementos con inventario, y cierre de caja por turno.
- Entrenadores con pagos por clase o por mes y el número y fecha de su tarjeta o registro COCED.
La huella o el rostro para entrar y las notas de la valoración física son datos sensibles (Ley 1581 de 2012 arts. 5 y 6). Necesitan autorización previa y expresa del socio. Por defecto el sistema no guarda notas de salud. El sistema guarda el número de tarjeta COCED; no la certifica ni la valida.
En la región y la norma
Solo entre el 2 % y el 3 % de la población va a un centro de acondicionamiento físico, según una cadena del sector (mayo de 2025). Las cadenas nacionales ofrecen planes desde $69.900 al mes (enero de 2026).
IVA en gimnasios: Consejo de Estado, 2020
El Consejo de Estado (Sección Cuarta, 8 de octubre de 2020, exp. 25143) dijo que los servicios de acondicionamiento físico pagan IVA a la tarifa general del 19 %. La exclusión como servicio médico aplica solo si el centro está autorizado como Centro de Acondicionamiento y Preparación Física (Ley 729 de 2001) y el usuario llega remitido por un profesional de la salud externo. En ese caso, las remisiones de los médicos del propio gimnasio no contaron.
Lo que ya hicimos
Un gimnasio ya usa AI4N. Reemplazó el Excel de socios y la caja aparte. Entradas, pases del día, mensualidades, cafetería y turnos de caja quedan en un solo sistema.
| Hora | Socio | Concepto | Valor | Estado |
|---|---|---|---|---|
| 07:12 | MOMaría C. OspinaSocia 0215 | Mensualidad · noviembre | $90.000 | Desde recepción |
| 06:58 | AVAndrés VergaraSocio 0187 | Trimestre | $240.000 | Pagado |
| 06:41 | —Pase del díaVisitante | Pase del día | $12.000 | Pagado |
| 06:30 | KMKaren MendozaSocia 0342 | Mensualidad · octubre | $90.000 | Pagado |
| 06:12 | —CafeteríaBatido y agua | Cafetería | $14.500 | Pagado |
| 05:47 | JSJulián SalgadoSocio 0098 | Mensualidad · octubre | $90.000 | Pendiente |
| 05:20 | LCLaura CastañoSocia 0271 | Mensualidad · octubre | $90.000 | Pagado |
Cuatro pasos, en orden
No construimos nada que usted no haya visto.
- Nos escribe por WhatsAppLe hacemos unas preguntas. Una asesora le llama y le pregunta cómo trabaja hoy su negocio.
- En 24 horas recibe su diseñoLas pantallas de su sistema con su logo, un video corto y una propuesta de dos páginas.
- Usted decideSi sigue, el primer pago inicia la construcción. Pasamos su información y le enseñamos a usted y a su equipo.
- Cada semana lo mejoramosDurante la semana nos escribe por WhatsApp lo que necesita. El fin de semana actualizamos su sistema.
Preguntas frecuentes
¿Qué código CIIU va en el RUT de un gimnasio?
El DANE pone los gimnasios en la clase 9311, gestión de instalaciones deportivas.
Los entrenadores personales y las clases como actividad principal van en 8552.
¿Hasta cuánto tiempo puede durar la permanencia mínima?
Un año como máximo (Ley 1480 de 2011 art. 41).
Se pacta una sola vez, al inicio, y el gimnasio debe ofrecer también un plan sin permanencia.
Si el socio se retira antes, paga solo la parte proporcional del beneficio recibido.
¿Mis entrenadores necesitan tarjeta?
La Ley 2521 de 2025 art. 2 incluye a los entrenadores que trabajan en gimnasios, centros de acondicionamiento y sesiones personalizadas o grupales.
El registro provisional del COCED dura cinco años (art. 68).
¿El socio puede retractarse de la membresía?
En ventas a distancia o por métodos no tradicionales, dentro de cinco días hábiles (Ley 1480 de 2011 art. 47).
No aplica si el servicio ya empezó con su acuerdo.
¿Cuánto cuesta el sistema?
12 pagos mensuales de $249.000 o $2.689.000 de contado, IVA incluido.
Sabe cuánto cuesta desde el principio
- El diseño de su sistemaAntes de pagarSin costo si su negocio califica.
- Mensual12 × $249.000El primer pago inicia la construcción.
- De contado$2.689.000Se ahorra $299.000 frente al pago mensual.
- Total del primer año$2.988.000Precio final, IVA incluido. Usuarios ilimitados.
- DANE, CIIU Rev. 4 A.C. 2022, clases 9311 y 8552 · 2022
- Consejo de Estado, Sección Cuarta, exp. 25143 (Progym SAS) · 2020-10-08
- Ley 729 de 2001 (CAPF) · 2001-12-31
- Ley 1480 de 2011 arts. 41, 47 · consultado 2026-10-18
- Ley 2521 de 2025 arts. 2, 68 · 2025-08-04
- Infobae, plazo del registro de entrenadores · 2026-06-20
- El Colombiano, inscripciones en enero y precios de cadenas · 2026-01-25
- Portafolio, penetración del sector (Smart Fit) · 2025-05-19
- Ley 1581 de 2012 arts. 5, 6 · consultado 2026-10-18